Das Gratis Magazin für Unternehmer
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Viele Unternehmer agieren hektisch und planlos, wenn es das Thema Digitalisierung betrifft. Das beruht aber auch oft auf unrealistischen Wünschen und Vorgaben.
Ein Grund kann die Angst sein, die Wende zu verpassen und den Anschluss zum Mitbewerb zu verpassen. Aber auch zu euphorische Versprechen, die Großkonzerne mit speziellen IT-Abteilungen in jahrelanger Arbeit bereits umgesetzt haben.
Um aber den strukturellen Wandel der Digitalsisierung erfolgreich umzusetzen, bedarf es einer Vision und Gesamtstrategie. Dabei hilft es diese auch in kleine Schritte und Teilziele aufzuteilen. Sowohl die Gesamtstrategie als auch die Einzelziele sind wichtig, um die Veränderungsprozesse strukturiert und erfolgreich umzusetzen. Nur so kann verhindert werden, sich in Details zu verlieren und viel Geld zu verschleudern.
Nehmen Sie sich Zeit für eine grundsätzliche Analyse der aktuellen Situation und gewünschtem Ziel. Nur so sind sowohl Zeit, Budgets und personelle Ressourcen planbar. Hier kann auch ein Workshop gemeinsam mit Experten, Beratern und Mitarbeitern helfen, bestehende Problemstellungen zu erkennen und zu lösen.
Dabei ist der Mix aus externen Experten und betriebsinternen Mitarbeitern wichtig, welche die innerbetrieblichen Prozesse gut kennen und damit auch einschätzen können, wo Widerstände auftreten könnten. Auch kann im Rahmen solcher Workshops die Zeit und Budget für die Umsetzung der Digitalisierung realistisch erarbeitet werden.
Wenn in Ihrem Betrieb die Meinung vorherrscht, dass nur IT-Experten für die Digitalisierung verantwortlich sind, kann diese nicht reibungslos umgesetzt werden und schlimmstenfalls scheitern.
Immerhin betrifft Digitalisierung jeden Bereich und Abteilung und soll ja dazu beitragen alle Bereiche besser miteinander zu verknüpfen. Nur wenn alle Bereiche und Mitarbeiter in den Veränderungsprozess eingebunden werden, wird dieser auch mitgetragen und umgesetzt.
Jeder Mitarbeiter und Abteilung sollte von Anfang an in den Prozess der Digitalisierung eingebunden sein. Beispielsweise könnten Sie in einem Kick-off-Event Ihre Vision oder Gesamtstrategie präsentieren und einen Dialog starten. Oft kommen in dieser Phase bereits Vorschläge der Mitarbeiter, welche in der Planung unberücksichtigt blieben. Gleichzeitig zeigt diese Form der Projektumsetzung auch eine Wertschätzung an die Mitarbeiter und deren Kompetenz.
Daneben sollten Sie auch laufende Fortschritte präsentieren und erreichte Ziele präsentieren und gleichzeitig anstehende Probleme aufdecken. Damit weisen Sie im Unternehmen dem Thema Digitalisierung einen fixen Platz und Wichtigkeit zu und verhindern damit unnötige Mißverständnisse.
Der Plan ist gut: Die Buchhaltung bekommt eine neue Software, die Aussendienstmitarbeiter ein neues CRM, mit dem alle Kundendaten abgeglichen werden, intern wird nur noch mittels Chat kommuniziert, die Produktion bekommt digital gesteuerte Maschinen und das Archiv wird vollständig digitalisiert. Aber das alles nützt nichts, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie neuen Tools effektiv und effizient einsetzen können.
Die Gefahr besteht, dass diese Veränderungen rasch passieren und Mitarbeiter sich dem nicht gewachsen fühlen. Das erzeugt Frust, Angst, Überforderung und Unsicherheit. Im schlimmsten Fall kann dies auch zu einer inneren Kündigung führen.
Alle Ihre Mitarbeiter benötigen die nötige Fortbildung in der nötigen Geschwindigkeit. Dabei sollten Sie nicht zu viel voraussetzen, um auch wirklich jeden Mitarbeiter ins Boot zu holen. Es hilft auch Anreize für Ausbildungen zu schaffen, Denn diese sind nicht nur für das Unternehmen Kosten und Aufwand, sondern auch für die Mitarbeiter, beispielsweise wenn die Ausbildung in einer anderen Stadt oder in den Abendstunden stattfindet.
Zudem sollten die Fortbildungen so gestaltet sein, dass die Mehrbelastung zum alltäglichen Arbeitspensum für alle Mitarbeiter vertretbar ist.
Ein Produkt kann erst dann erfolgreich sein, wenn es dem Kunden einen Nutzen bzw. Mehrwert bietet und er damit einfach umgehen kann. Dazu zählt eine einfache, intuitive Bedienung. Gerade im Bereich Digitalisierung besteht die Gefahr, dass Entwickler ein Produkt „für Entwickler“ bauen, das für andere nur schwer verständlich ist.
Zu verlockend ist es eine Lösung aus der eigenen Sichtweise zu bewerten und dabei den eigenen Wissensstand vorauszusetzen. Im schlimmsten Fall kann das so weit gehen, dass die fertige Lösung von Kunden oder Lieferanten nicht wirklich angenommen wird.
Geben Sie auch Ihren Kunden und Lieferanten die Möglichkeit die digitalisierten Prozesse und Schnittstellen zu testen. Ein Beispiel für Online-Shops. Befragen Sie doch Ihre Kunden, was sie sich von einem guten Onlineshop wünschen oder was sie an der aktuellen Lösung nervt. Das hilft Ihnen Ihre Prozesse optimal an den Bedarf anzupassen. Schaffen Sie auch die Möglichkeit Prototypen Ihres Shops für potenzielle Kunden freizugeben. Hier können Sie schon wertvolle Erkenntnisse gewinnen!
Wenn Sie bei jeder Stufe des Prozesses die einzelnen Bereiche testen, erhöhen Sie den Mehrwert für Ihre Kunden und Lieferanten und erhöhen damit die Wahrscheinlichkeit die Digitalisierung erfolgreich umzusetzen.
Gerade für Unternehmer ist aller Anfang schwer. Aber als solcher benötigen Sie ein großes Durchhaltevermögen. Interessanterweise ist dieses aber für viele Führungspersonen im Bereich Digitalisierung deutlich geringer. Oft scheinen diese Projekte zu groß oder zu komplex und können durchaus auch während der Umsetzung verändert werden.
Das führt mitunter zu Enttäuschung und dazu, dass die Digitalisierung auf der Hälfte des Weges abgebrochen wird. Damit wurden aber bereits Kosten verursacht und vielleicht auch mehr Unsicherheit als oder der Digitalisierung geschaffen.
Digitalisierung ist ein Projekt wie jedes andere. Dazu zählt eine Planung und Entschluss zur Umsetzung. Digitalisierung kann man nicht einfach nebenei probieren. Das ist ein struktureller Wandel im Unternehmen und schafft die Basis für die Zukunft. Machen Sie sich bewusst, dass Sie einen langen Atem benötigen und werfen Sie nicht die Flinte zu früh ins Korn. Werden Sie sich über die Möglichkeiten und Herausforderungen bereits vor der Umsetzung bewusst. Ihr klare Vision der Zukunft Ihrer Unternehmens hilft Ihnen dabei diese nicht aus den Augen zu verlieren.
Nutzen Sie die Möglichkeiten Lösungen vorab „im Trockenen“ zu testen. Egal, ob es um neue Software oder neue Geräte handelt. Probieren Sie einmal spielerisch durch, was die neue Lösung leisten könnte. Was gefällt Ihnen besonders gut? Was ließe sich noch optimieren? Oder wo müßte man einen komplett neuen Ansatz finden? Bewahren Sie sich diese Fragen im Kopf und seien Sie auch flexibel in der Art und Weise der Umsetzung.
Digitalisierung kann ein umfangreiches Projekt werden und alle Unternehmensbereiche involvieren. Wikipedia zeigt einen sehr detailliersten Überblick zum Begriff der Digitalisierung.
Im Rahmen der Digitalisierung sind verschiedenste Tools nötig. Ein zentrales Instrument ist hierbei nahezu immer ein Kundenmanagement. Dieses umfasst die Abbildung aller Kunden und Lieferanten und ist oft die zentrale Drehscheibe der unternehmensinternen Informationen und ermöglicht den Zugriff für alle Mitarbeiter im Rahmen derer Kompetenzen und Berechtigungen.