Delegieren und effektiver umsetzen

Delegieren und effektiver umsetzen

Sie kennen das vielleicht: Sie arbeiten gefühlt rund um die Uhr und haben dennoch das Gefühl nicht genug getan zu haben?


Wieso fällt es gerade vielen Unternehmern so schwer Aufgaben zu delegieren?

Dabei muss man nach zwei wesentlichen Eigenschaften unterscheiden. 
Zum einen gibt es Tätigkeiten, die unangenehm zu delegieren sind. Entweder handelt es sich um Tätigkeiten die „unwürdig“ sind oder sich Chefs verurteilt fühlen eine solche Aufgabe an jemanden zu delegieren.

Das passiert besonders dann, wenn die Führungsperson eine gute Gemeinschaft wünscht.
 Das führt dann mitunter dazu, dass der Chef dann selbst Klopapier nachbestellt oder den Installateur wegen dem verstopften Kanal anruft.


Führen Sie sich vor Augen, dass Sie als Chef der teuerste Posten im Unternehmen sind und Ihre wesentliche Aufgabe die Führung des Unternehmens ist. Versuchen Sie auch den Blickwinkel Ihrer Mitarbeiter einzunehmen.

Manch ein Kollege fühlt sich oft sogar wertgeschätzt, wenn er einen wesentlichen Beitrag zu einem funktionierenden Betrieb beitragen kann.


Und die andere Art der Tätigkeiten sind solche, die man als so wichtig erachtet, dass sie einfach kein anderer erledigen kann. 
Folgende Tipps können Ihnen helfen mehr Aufgaben zu delegieren und sich damit auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

1. Grunsätzliche Analyse aller Aufgaben

Erstellen Sie eine allgemeine und wertfreie Liste aller Aufgaben. Von groß bis klein darf alles notiert werden.

Dann sortieren Sie die Liste nach Art der Häufigkeit von täglich wiederkehrend bis jährlich.
Am besten notieren Sie auch den geschätzten Zeitaufwand je Ausführung. Wenn Sie feststellen, dass es hier immer wiederkehrende Prozesse gibt, gibt es hier vielleicht auch Möglichkeiten diese zu automatisieren.


Wenn Sie Aufgaben für das gesamte Unternehmen und Mitarbeiter erfasst haben: Prüfen Sie, ob der oder diejenige, welche aktuell diese Aufgabe wahrnehmen tatsächlich auch am besten dafür geeignet ist. Das betrifft auch Sie selbst.


Oft werden Tätigkeiten an Personen delegiert, die gerade einmal Zeit hatten. Oder man selbst nimmt Tätigkeiten wahr, die Spaß machen. Aber mitunter gibt es tatsächlich jemanden im Unternehmen, der hier schneller, kompetenter oder günstiger ist.


Delegieren im Business
Photo by You X Ventures on Unsplash

2. Setzen Sie einen anderen Hut auf

Eine großartige Übung ist es einfach die Sicht einer anderen Person einzunehmen. Eine Aufgabe, die Sie verzweifeln läßt oder unangenehm immer wieder verschoben wird, fällt jemand anderem vielleicht leichter.


Aber Sie können auch durchaus mehrere Hüte aufsetzen. Eine erfolgreiche Methode ist, sich eine Auswahl von Mentoren oder Ihrer Meinung nach Gelehrten zu wählen. Und sich dann zu fragen: Wie würde XXX das wohl lösen?

Sie werden sehen: Unlösbar scheinende Dinge werden plötzlich lösbar und deligierbar.
 Es hilft Ihnen auch innere Distanz zu den Aufgaben und Problemen zu bekommen. Und damit können Sie bessere Entscheidungen treffen.


3. Erweitern Sie Ihren Horizont

Suchen Sie Lösungen nicht nur im eigenen Unternehmen, sondern auch außerhalb. Prüfen Sie, ob nicht externe Dienstleister oder Kooperationspartner eine bessere und einfachere Lösung darstellen können.


Oft wird starr an eingefahrenen Routinen festgehalten, ohne über deren Sinnhaftigkeit nachzudenken.


Zum Beispiel:
 Als Chef sind Sie es gewohnt Ihre Umsätze für das nächste Jahr zu planen. Durch Ihre Sicht der Dinge sind sie vielleicht fixiert auf eine Idee oder Umsetzung. Ein externer Berater entdeckt vielleicht völlig neue Umsatzmöglichkeiten oder ungenutzte Ressourcen. Damit können Sie auch Kompetenzen abdecken, indem Sie sie an externe Partner delegieren.


Die Wirtschaftskammern fördern solche Beratungen und helfen damit auch in den Bereichen Strategie, Marketing, Finanzierung und Organisation.
Unter dem Link www.unternehmerbonus.at/beratungsfoerderung finden Sie weiterführende Links.


4. Werten Sie Ihre Mitarbeiter auf

Sie haben in der Analyse festgestellt, dass keiner Ihrer Mitarbeiter Sie ersetzen kann? Dann sorgen Sie dafür, dass sie es können!


Werten Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter durch Schulungen, Seminare oder einfache Unterweisungen auf.
Das führt zu mehreren positiven Effekten: Ihre Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt. Diese Wertschätzung führt auch zu einer höheren Motivation und Mitarbeiterbindung an das Unternehmen.


Zudem erweitern Ihre Mitarbeiter dadurch selbst ihren eigenen Horizont und können sich noch besser in Ihr Unternehmen einbringen.


Und zu guter Letzt schaffen Sie sich den benötigten Freiraum, um Ihre Kompetenzen besser im Unternehmen zur Geltung zu bringen und vielleicht auch zu erweitern.


5. Nutzen Sie das Potenzial Ihrer Mitarbeiter

Selbst die Analyse dieser besprochenen Liste müssen Sie nicht selbst machen. Holen Sie Ihre Mitarbeiter ins Boot und entdecken Sie gemeinsam, welche Aufgaben sinnvoll deligiert werden können.


Sie werden überrascht sein, wieviel wertvolle Erkenntnisse Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern erlangen.
Und Ihre Mitarbeiter sehen sich als wichtige Bereiche des Unternehmens und nehmen ihre Aufgaben auch ernster, wenn Sie den Sinn und Zusammenhang erkennen.


Vielleicht erkennen Sie auch, dass Ihre Mitarbeiter Sie sogar deutlich besser unterstützen, als Ihnen bewusst ist. Diese Gewissheit sorgt damit auch bei Ihnen für Entspannung und Sicherheit. Damit Sie Ihre Stärken noch besser und freier ausspielen können. Und das Unternehmen als gesamtes profitiert.


Fazit

„Führen durch Deligieren“ ist in der Tat ein sehr mächtiges und weitreichendes Tool für Unternehmen und nahezu kein Bereich bleibt davon verschont.
 Je nach Unternehmensgröße kann der Vorgang des Delegierens starr an einzelne Personen oder auch dynamisch an Teams oder Stellvertreter erfolgen. Mitunter helfen auch Software-Lösungen entsprechende Aufgaben kompetenzbasiert zu verteilen und zu tracken.
Beispielsweise bietet MeisterTask in Kooperation mit dem Digital Team Österreich den MeisterTask Business für 3 Monate gratis.
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